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Comment optimiser la rentabilité de son cabinet dentaire ?

Par Julien Fraysse le 30-01-2019
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Le monde dentaire se nomme diversité. Sur les quelques 36 000 cabinets indépendants peuplant notre territoire, nous constatons dans le cadre de nos missions d’accompagnement des professionnels libéraux, d’énormes disparités, en termes de chiffre d’affaires et de rentabilité nette dégagée.

Le fruit de ce benchmark nous a conduit à identifier les facteurs clés de succès mis en œuvre par certains praticiens.

1) Adopter la bonne attitude

Les chirurgiens-dentistes et orthodontistes, qui ont une véritable vision pour l’avenir de leur cabinet sont ceux qui dégagent la meilleure rentabilité. Cette vision se décline en choix stratégiques relatifs à l’offre de soins proposée et en la fixation d’objectifs périodiques à atteindre.

Ces professionnels se situent en permanence dans l’action et rejettent l’immobilisme.

L’adage de Sénèque « Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait pas où il va » est leur devise.

Je vous invite à prendre 1 heure de votre précieux temps et à décrire sur une feuille blanche en quelques lignes la vision que vous avez pour votre cabinet. Ne rentrez pas dans les détails : en tant que leader, vous devez montrer au reste de l’équipe le cap à suivre et conserver une approche globale. N’oubliez pas que l’on se noie dans les détails, ces derniers nous font perdre du temps et laminent le moral des troupes.

Soyez résolument optimiste. Le changement est permanent et il s’accompagne de son lot de problèmes et difficultés à résoudre. Le changement ne s’arrête jamais et il y aura toujours quelqu’un pour vous ennuyer. La nouvelle convention a littéralement sapé l’élan de très nombreux praticiens mais faut-il pour autant s’avouer vaincu ? Face à cela, deux comportements possibles :
• Il y a d’un côté les praticiens, qui jettent l’éponge et subissent les contraintes imposées ;
• Et puis il y a ceux qui font le choix de faire face, se remettent question, repensent leur offre de soins, continuent à se former comme tous les entrepreneurs de ce pays.

Car le monde dans lequel nous évoluons est instable, incertain et anxiogène. Cela ne dépend pas de vous mais il dépend de vous de vous adapter rapidement, de ne rien considérer comme acquis.

Qui aurait dit qu’Amazon obligerait la grande distribution, pourtant si puissante, à revoir sa copie et se restructurer ?

Le chiffre d’affaires et la rentabilité actuels et futurs de votre cabinet sont inextricablement liés à votre attitude et votre personnalité. Vous ne pouvez certainement pas agir sur la composition du panier « reste à charge zéro », du panier modéré et du panier libre et son cortège de tarification mais vous pouvez mettre en place des stratégies d’adaptation à ces évolutions comme le font toutes les entreprises traditionnelles, qui doivent en permanence faire face à un environnement mouvant.

2) Optimiser l’organisation de votre cabinet

L’organisation du cabinet et sa rentabilité économique sont interdépendants. Pas de performance d’exploitation sans bonne organisation, et ce pour une raison très simple : vous êtes dans un métier de production. De la même façon qu’Airbus fabrique des avions, vous produisez des soins. Airbus a depuis très longtemps cherché à optimiser sa chaîne de fabrication en lien avec ses partenaires sous-traitants, la fameuse « supply chain ». Et toutes les parties prenantes à cette chaîne d’approvisionnement sont proactives au développement d’Airbus :  Safran, fabricant de moteur, les compagnies aériennes (les clients), Figeac Aéro, fabricants de pièces et la cohorte de PME gravitant autour du géant industriel.

De la même façon qu’Airbus est le chef d’orchestre de cet ensemble musical aéronautique, vous devez vous placer au cœur de votre organisation et interagir avec vos partenaires : patients, assistantes, secrétaires, prothésistes, fournisseurs de matériels, de consommables,…

Tous ces acteurs influent sur votre niveau de production, c’est à vous de les « driver » pour qu’ils soient au service de la performance de votre cabinet.

Nombreux sont les cabinets, qui subissent leur agenda, leur relation avec les patients ou avec leur fournisseurs de matériels.

Soyez donc très vigilants à votre organisation si vous voulez réellement développer la rentabilité de votre entité.

3) Privilégier l’exercice en groupe : la coopération plutôt que la compétition

Constat : la tendance est au plafonnement des tarifs, les coûts des plateaux techniques et la concurrence augmentent. Quoi faire ? Se regrouper pour mutualiser ses coûts mais aussi ses compétences. En effet, le regroupement est souvent appréhendé sous l’angle de la réduction des coûts : à trois, on divise le coût de la secrétaire par trois, on optimise le coût de l’immobilier, du Cerec, des investissements, etc  ! C’est élémentaire mon cher Watson ! Mais il faut aussi considérer l’offre de soins et son environnement. Qu’est-ce qui distinguera une « usine à soins » d’une clinique dentaire digne de ce nom : parmi les éléments principaux, nous pouvons citer : la qualité des soins, le relationnel avec le patient placé au cœur du dispositif, la complémentarité des praticiens, l’offre de soins proposés, la compétence du personnel, le parcours du patient au sein du cabinet.

4) Anticiper

Le praticien-chef d’entreprise doit prévoir les évolutions de son cabinet, de son environnement, et leurs incidences financières. L’embauche d’une assistante, d’une secrétaire, l’acquisition d’un 2ème fauteuil, l’investissement dans un Cerec ne sont pas neutres à la fois sur le plan de la trésorerie du cabinet et son organisation. Toute prise de décision doit être mûrement réfléchie mais pas uniquement sur le plan technique. Les aspects humains et relationnels qui en découlent sont essentiels pour la réussite du projet, nombreux sont ceux qui ont tendance à le sous-estimer.

Nous encourageons à l’établissement d’un budget prévisionnel par le praticien afin de projeter le cadre de son futur exercice, mesurer la quote-part de ses frais fixes, l’évolution de son taux marge sur coûts variables, l’impact de l’investissement envisagé sur la rémunération du praticien et sur les investissements éventuels complémentaires à opérer. La mise en place d’indicateurs clés est incontournable pour mesurer les battements de votre cabinet.

Vos comptes doivent faire l’objet d’analyses périodiques afin d’identifier toute déviance et écart par rapport aux standards que vous vous êtes fixés.

Une bonne gestion est un process d’amélioration permanent et de remise en cause.

Dans un monde aux évolutions rapides et où la contrainte financière demeure la règle, la gestion au rétroviseur devient hasardeuse. Alors anticipez !

5) Manager son équipe

Les réussites sont rarement solitaires et les victoires souvent collectives. Nous l’avons indiqué préalablement, la production doit être votre préoccupation principale. Et pour produire efficacement, il faut que toute l’équipe de soins adhère au projet d’entreprise établi par le praticien. Les échanges et communications au sein de l’équipe doivent être réguliers et fréquents. Il ne s’agit pas de tomber dans la réunionite, qui s’avère contreproductive, mais de planifier au mieux les tâches à accomplir pour optimiser le processus de production du cabinet. Communiquer régulièrement avec son équipe, c’est aussi prévenir les conflits, les blocages, toutes les anomalies susceptibles d’entraver la bonne marche de l’entreprise. Le départ inattendu d’une assistante, un clash soudain avec une secrétaire ont un impact direct sur la rentabilité du cabinet via les perturbations engendrées.

Manager, ce n’est pas dire seulement bonjour et au revoir à son personnel, c’est aussi contribuer à sa formation, pour le faire évoluer et accroître son niveau de productivité. Si vous vous devez d’être force de propositions pour développer votre cabinet, votre équipe doit également apprendre à l’être.

En conclusion, pour optimiser la rentabilité de votre cabinet dentaire, vous devez simultanément porter les trois casquettes suivantes : celle du leader entrepreneur, du gestionnaire et du manager. Atteindre seul et de façon isolée ces 3 objectifs n’est pas forcément évident et donné à tout le monde. C’est pourquoi bien s’entourer reste aussi une qualité essentielle de ceux qui réussissent.

Dentairement vôtre.
Julien Fraysse

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Pour en savoir plus, rendez-vous sur le site de Julien Fraysse !

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